Beratung und Social Distancing: Lösungen und Probleme

Trotz oder gerade wegen der Corona-Krise rückt die betriebliche Altersversorgung (bAV) weiter in den Fokus. Momentan wird überlegt, ob nicht die aktuellen und künftigen Rentner etwas zur Finanzierung der Staatsmilliarden, die gerade mit vollen Händen ausgegeben werden, beitragen können. Da wird über die spätere Inkraftsetzung der bereits beschlossenen Grundrente genauso diskutiert wie über das Streichen künftiger lohnindizierter Rentenerhöhungen und natürlich über das Anheizen der Inflation, um die Staatsschulden mit wertloserem Geld abtragen zu können.

Die betriebliche Altersversorgung und eine fachkundige Beratung werden dadurch immer wichtiger. Das Gespräch führte Andreas Nareuisch für das Magazin Lohn+Gehalt. Er hat dazu mit Tobias Bailer, dem Geschäftsführenden Gesellschafter der pension solution group – eines der führenden Beratungshäuser in Sachen bAV –, gesprochen und Interessantes erfahren:

Welche Auswirkungen haben Corona und Social Distancing auf die Beratung zur bAV?

Social Distancing in der bAV-Beratung bedeutet zuerst einmal, wie für alle anderen auch, physischen Abstand zu unseren Kunden zu halten. Die bAV-Beratung ist eine höchst individuelle Beratung mit weitreichenden Auswirkungen auf die Situation im Rentenalter. Umso wichtiger ist es für uns, aktuell zwar physisch Abstand zu unseren Kunden zu halten, unsere Beratungen und Servicedienstleistungen dennoch in gleicher Art und Güte weiterhin zur Verfügung stellen zu können. Dafür haben wir in den letzten Jahren viel in die Entwicklung von digitalen Beratungs- und Verwaltungsprozessen investiert.

Beschleunigt sich durch die jüngsten Ereignisse der Trend zur Digitalisierung bei Versicherern und Vertrieben?

In der Tat kann man feststellen, dass durch die aktuellen Ereignisse viele Themen, die bisher durch ihre Komplexität oder die technischen Hürden aufgeschoben wurden, deutlich an Bedeutung und auch Geschwindigkeit gewinnen. Corona agiert sozusagen als Katalysator für digitale Entwicklungen. Allen Beteiligten wird dabei der Spiegel vorgehalten, inwieweit die digitalen Prozesse überhaupt vorhanden sind und auch greifen. Umso wichtiger in dieser Situation ist es deshalb, nicht vorschnell die erstbeste Lösung zu integrieren. Unsere Aufgabe ist es daher, sich mit jedem Kunden intensiv auseinanderzusetzen, um die für ihn richtige Lösung zu finden. Dabei stellen digitalisierte Beratungsprozesse nur einen Baustein einer bAV-Strategie in den Unternehmen dar. Die Administrations- und Betreuungsprozesse sind wesentliche Bestandteile, die entscheidend zu einer qualitativen und effizienten bAV-Strategie beitragen.

Wie sieht bei Ihnen im Hause eine digitale Beratungsstrecke im Rahmen der bAV aus?

Je nach Ausgangssituation in den Unternehmen bieten wir unterschiedlichste Wege einer digitalen Beratung an. In den meisten Fällen beginnt es damit, dass wir die Mitarbeiter in kleineren Gruppen in einem digitalen Workshop über die Gestaltungsmöglichkeiten der bAV bei ihrem Arbeitgeber informieren. Die Mitarbeiter werden interaktiv in den Workshop eingebunden und haben die Möglichkeit, auch individuelle Fragen zu stellen, die dann live beantwortet werden. Im Anschluss kann jeder Mitarbeiter für sich entscheiden, ob er eine persönliche Beratung in Anspruch nehmen möchte. Diese Beratung kann telefonisch, per Video oder komplett digital stattfinden. Durch ein Termintool kann der Mitarbeiter seinen Beratungszeitpunkt selbst wählen.

Im Beratungsgespräch selbst wird, wie auch vor Ort, gemeinsam mit dem Kunden die persönliche Situation analysiert und eine maßgeschneiderte Lösung gefunden. Angebote und Antragsunterlagen werden dabei vollständig digital zur Verfügung gestellt und können anschließend auch digital unterzeichnet werden. Wichtig ist dabei, zu jedem Zeitpunkt transparent zu sein und die Grundsätze der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten. Eine Übermittlung von Dokumenten erfolgt deshalb immer verschlüsselt.

Wo sehen Sie Probleme?

Neben den Klassikern wie technischen Problemen bei der Anwendung war es für uns spannend festzustellen, dass nicht alle Wege, die wir persönlich vor Ort mit unseren Kunden beschreiten, auch so eins-zu-eins digital umgesetzt werden können. Durch die räumliche Distanz wollen Mitarbeiter deutlich mehr einbezogen werden. Das beginnt bei der Art, wie man Informationen übermittelt, betrifft aber natürlich auch deren Umfang. Kommunikation ist dabei unser wichtigstes Gut. Nur wenn alle Beteiligten jederzeit über alle notwendigen Informationen selbstbestimmt verfügen können, erreicht man eine zufriedenstellende Akzeptanz in der Durchführung. Weitere Probleme sehen wir darin, dass die allgemeine Meinung herrscht, durch Digitalisierung Personalressourcen abbauen zu können. Das stellen wir nicht fest. Das Personal verlagert sich lediglich in andere Bereiche. Bei aller Digitalisierung muss man weiterhin in den Entscheidungshelfer „Mensch“ investieren.

Welche Unterstützung muss ein Arbeitgeber leisten, um eine betriebliche Altersvorsorge optimal in seiner Belegschaft zu platzieren?

Grundsätzlich wichtig ist die Bereitschaft, die bAV als echtes Employer-Branding-Instrument und Mehrwert für die Mitarbeiter anbieten zu wollen. Unsere Dienstleistung sieht dabei durch schlanke, digitalisierte Prozesse eine maximale Entlastung des Arbeitgebers vor. Wir stellen hierzu auch die Verwaltungsplattform zur Verfügung, auf der unsere Kundenbetreuung gemeinsam mit dem Arbeitgeber das installierte Versorgungswerk effizient administrieren kann. Für unsere digitale Beratung halten wir natürlich die entsprechenden Systeme vor. Sind in der Belegschaft bereits eigene Tools verbreitet, nutzen wir diese gerne in der Beratung.

Welche Vorteile haben Mitarbeiter und Unternehmen bei digitaler Beratung und Verwaltung?

Heutzutage müssen Informationen immer und überall zur Verfügung stehen. Diesem Anspruch kann man nur mit einer digitalen bAV-Strategie gerecht werden. Digital bedeutet bei uns auch immer effizient. Die Zeitersparnis ist sicher einer der größten Mehrwerte, der in unserer schnelllebigen Zeit nicht hoch genug geschätzt werden kann. Immer mehr in den Vordergrund rücken auch Umweltaspekte und nachhaltiges Denken. Angebote, Anträge und Dokumentation können für einen Vorgang schnell einmal zehn bis zwanzig Seiten Papier umfassen.

Wird dies durch einen digitalen Prozess ersetzt, profitieren am Ende alle Beteiligten. Auch eine nachhaltige Kapitalanlage kann in diesen Zeiten ein Schritt in die richtige Richtung aus Umdenken und Verantwortung sein.